BAB I
PENDAHULUHAN
A. LATAR BELAKANG
Pada
era globalisasi sekarang ini, tekhnologi informasi dan komputerisasi semakin
berkembang dengan cepat, sehingga membuat segala sesuatunya menjadi serba
otomatis dan cepat. Ini dapat dilihat dengan semakin mudah dan cepatnya dalam
mengakses sebuah informasi tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu. Teknologi
informasi dan komputerisasi juga memberikan kemudahan dalam mengumpulkan dan
menyimpan informasi dalam jumlah besar, dengan tempat penyimpanan yang
seminimal mungkin sehingga lebih memudahkan dalam proses pengelolaan informasi.
Informasi merupakan
kebutuhan yang sangat penting bagi kelangsungan suatu perusahaan jasa.selain
itu informasi juga digunakan untuk menilai kinerja suatu perusahaan, mengawasi
dan mengendalikan jalannya perusahaan.jika keputusan yang diambil tepat, maka
tujuan dari suatu perusahaan tersebut akan tercapai juga.namun seiring dengan
berbagai kemudahan yang ditawarkan melalui penggunaan teknologi informasi dan
komputerisasi,maka dibutuhkan pula suatu prosedur yang berjalan secara teratur
sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat dalam engambilan sebuah
keputusan.oleh karenanya,diperlukan sebuah sistem yang mampu menangani berbagai
elemen teknologi informasi untuk mengubah berbagai sumber daya yang ada ke dala
suatu yang berguna dalam tujuan pelaksanaan kegiatan,yang seringkali disebut
sebagai sistem informasi.
Klinik merupakan sebuah
instansi yang sudah menjadi bagian dari masyarakat, sebab klinik merupakan
suatu tempat terlaksananya kegiatan medis yang mana merupakan sebuah sarana
pengobatan bagi masyarakat. Walaupun klinik merupakan instansi yang kaasitasnya
tidak sebesar rumah sakit tetapi klinik merupakan sarana perpanjangan tangan
dari rumah sakit dalam penanganan medis kepada masyarakat.
B.
Rumusan
masalah
Bagaimana merancang sistem informasi klinik umum
yang dapat membantu pegawai klinik dalam proses pengembangan sistem informasi
klinik secara keseluruhan?
C.
Tujuan
a. Menganalisis
sistem informasi pelayanan kesehatan yang sedang berjalan.
b. Mengidentifikasi
masalah kebutuhan informasi pada Klinik.
c. Merancang sistem
informasi pelayanan kesehatan
pada Klinik untuk
menunjang aktivitas operasional
yang lebih efektif dan efisien.
D.
Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari makalah ini adalah :
a. Mempermudah
pendaftaran data pasien baru dan lama.
b. Pengelolaan
dan pengolahan data yang lebih baik.
c. Mengurangi
kesalahan pencatatan yang ditimbulkan dari human error.
d. Menghasilkan
informasi yang lebih up to date.
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Sistem Informasi
Pengertian sistem
infomasi itu sendiri menurut Whitten Bentley, dan Dittman (2004, 10) yang diterjemahkan oleh
Andi, adalah pengaturan
orang, data, proses,
dan teknologi informasi
yang berinteraksi untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan
menyediakan output berupa informasi yang diperlukan untuk
mendukung sebuah organisasi.
Menurut
O’Brien (2005, 5) yang diterjemahkan oleh Fitriasaridan Kwary, system informasi
merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang – orang, Hardware, software,
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah oraganisasi. Tiga peran utama dari aplikasi
bisnis dari system informasi (O’brien, 2005, 10).
B. Jasa
Menurut
Kotler dan Amstrong (2006, 219), “A service is any activity or benefit that one
party can offer to another which is essentially intangible and does not result in
the ownership of anything”. Yang diterjemahakan sebagai berikut : “Jasa adalah
setiap tindakan atau kegiatan yang dapat
ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud
dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun”.
C.
Klinik
Klinik
merupakan sebuah instansi yang sudah menjadi bagian dari masyarakat, sebab
klinik merupakan suatu tempat terlaksananya kegiatan medis yang mana merupakan
sebuah sarana pengobatan bagi masyarakat. Walaupun klinik merupakan instansi
yang kapasitasnya tiak sebesar rumah sakit tetapi klinik merupakan sarana
perpanjangan tangan dari rumah sakit dalam penanganan medis kepada masyarakat.
BAB III
PEMBAHASAN
A.
GAMBARAN
UMUM SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
1.
Prosedur
Pendaftaran Pasien
Pasien datang,
pasien melakukan pendaftaran ke bagian administrasi. Bagian administrasi
menanyakan kepada Pasien ingin berobat ke dokter umum atau gigi. Pasien yang
akan berobat pada Klinik harus terdaftar terlebih dahulu sebagai pasien. Jika
pasien belum terdaftar, petugas administrasi akan memberikan form pendaftaran. Apabila pasien dapat
untuk mengisi form pendaftaran, pasien harus mengisi sendiri form pendaftaran tersebut. Jika tidak, maka bisa
diwakilkan oleh keluarga atau
siapa saja yang mengantar pasien ke Klinik. Setelah form diisi, form selanjutnya diberikan pada petugas
administrasi. Petugas administrasi memeriksa kelengkapan isi form pendaftaran. Setelah semuanya telah terisi
dengan lengkap, petugas
administrasi membuat kartu berobat dan memberikan kartu berobat kepada pasien. Lalu pasien menunggu giliran
untuk berobat. Setelah memberikan kartu berobat pasien, administrasi membuat rekam medis pasien.
Jika pasien
sudah terdaftar, administrasi menanyakan kepada pasien, membawa kartu berobat atau tidak. Apabila
tidak, administrasi akan menanyakan nama dan alamat pasien lalu mencari rekam medis berdasarkan nama depan
pasien pada lemari penyimpanan
rekam medis. Apabila pasien membawa kartu berobat, maka pasien memberikan kartu berobat pada petugas
administrasi. Petugas mencari rekam medis pasien berdasarkan nama pasien. Jika sudah ketemu, maka nomor
peserta yang ada di rekam medis
akan dicocokan dengan kartu berobat pasien.
Petugas
administrasi mencatat data pasien dan data dokter pada buku daftar hadir pasien. Administrasi memberikan rekam
medis kepada HCA. Rekam medis dibawa petugas
HCA untuk diletakkan di meja dokter yang dituju. Pasien menunggu digiliran berobat.
2.
Prosedur
Pengobatan Pasien
Pasien mendapat
giliran berobat. Pasien masuk ke ruangan dokter. Rekam medis sudah
diletakkan di meja dokter. Pasien menceritakan keluhan, gejala, riwayat
penyakit pada dokter. Setelah pasien mencertakan keluhan tersebut,
dokter melakukan analisa terhadap keluhan tersebut. Selanjutnya dokter
melakukan pemeriksaan fisik pasien, berdasarkan hasil analisa dokter
tersebut. Selesai melakukan pemeriksaan fisik dokter menuliskan hasil
pemeriksaan fisik pasien pada Rekam Medis Pasien.
Jika dokter
merasa diperlu melakukan tindakan fisik lanjutan dan tindakan fisik lanjutan
tersebut dapat dilakukan di klinik, dokter memberikan form persetujuan tindakan
fisik lanjutan kepada pasien. Apabila pasien mendatangi klinik, seorang diri
maka pasien tersebut harus mengisi form persetujuan tindakan fisik
lanjutan. Tetapi apabila pasien mendatangi klinik bersama keluarga /
teman, dan apabila pasien masih sanggup mengisi form persetujuan
tindakan fisik lanjutan maka pasien harus mengisi form tersebut sendiri.
Apabila pasien
tidak mampu untuk mengisi form tersebut dikarenakan keadaan kesehatan
yang kurang memungkinkan, maka pengisian form tersebut bisa diwakilkan
oleh keluarga atau teman yang mengantar. Setelah form persetujuan itu
di-isi, form tersebut diberikan kepada dokter, kemudian dokter akan menyimpan
form persetujuan tindakan didalam rekam medis. Selanjutnya dokter akan memberitahukan
kepada HCA untuk menyiapkan alat medis yang diperlukan oleh dokter untuk
melakukan tindakan tersebut. Setelah alat medis tersebut tersedia pada meja
dokter, dokter akan melakukan tindakan fisik lanjutan kepada pasien sesuai dengan
hasil analisa dokter.
Jika tindakan
fisik lanjutan tersebut tidak dapat dilakukan di klinik, dokter akan membuatkan
surat rujukan ke dokter spesialis lain. Setelah surat rujukan diisi oleh dokter,
surat rujukan diberikan pada pasien. Jika pasien memerlukan pemeriksaan
laboratorium, dokter mengisi form pemeriksaan laboratorium, item apa
saja yang akan diperiksa. Jika pasien memerlukan surat keterangan sakit,
dokter membuat surat keterangan sakit pasien. Surat keterangan sakit
diberikan kepada pasien. Dokter menulis resep obat sesuai keluhan pasien
dan analisa dokter. Dokter mencatat keluhan, hasil pemeriksaan, resep
obat pasien di rekam medis pasien. Dokter memberikan resep obat, rekam
medis dan catatan kunjungan pasien kepada HCA.
Jika pasien
merupakan peserta asuransi, dokter akan mengisi form asuransi pasien. Jika
asuransi dari suatu PT, pasien memberikan bukti bahwa pasien karyawan PT
tersebut berupa kartu karyawan pada dokter. Pasien memberitahu dokter
jenis kepersertaan asuransi pasien. Dokter mengisi form asuransi yang tersedia
di klinik. Dokter memberikan form asuransi tersebut pada petugas
administrasi. Petugas administrasi akan menyimpan form asuransi tersebut
sebagai bukti pasien telah berobat di klinik dan sebagai bukti untuk
melakukan penagihan kepada .
Jika bukan
asuransi dari suatu PT, pasien memberikan form asuransi dari perusahaan
asuransi tempat pasien bekerja pada dokter. Dokter mengisi form asuransi tersebut.
Selanjutnya dokter memberikan form asuransi yang telah di-isi pada pasien. HCA
mencatat biaya dokter, biaya administrasi, biaya obat-obatan, tindakan apa saja
yg telah dilakukan oleh dokter pada pasien di catatan kunjungan pasien. HCA memberikan
resep obat dan catatan kunjungan pada pasien.
3.
Prosedur
Pengeluaran Obat dan Alat Medis
- Obat
Pasien akan
menebus resep obat di klinik atau tidak. Apabila pasien akan menebus
obat di Klinik, pasien memberikan resep obat pada petugas administrasi. Petugas
administrasi mengecek persediaan obat di lemari obat. Jika obat
tersedia, petugas administrasi mengambil obat sesuai resep obat pada lemari
penyimpanan obat. Apabila persediaan obat tidak tersedia di klinik, petugas administrasi
mengembalikan resep obat kepada pasien. Petugas administrasi menanyakan
apakah pasien membutuhkan copy resep obat. Apabila membutuhkan petugas
administrasi membuatkan copy resep obat dan memberikan lepada pasien.
Apabila tidak membutuhkan
copy resep obat, pasien akan menerima obat tersebut. Petugas
administrasi mencatat pengeluaran obat di buku persediaan obat. Petugas administrasi
menulis biaya obat pada catatan kunjungan pasien.
- Alat Medis
Petugas HCA
melakukan pemeriksaan persediaan alat medis di lemari penyimpanan alat
medis. Petugas HCA mencatat pengeluaran alat medis di buku persediaan
obat dan alat medis.
4.
Prosedur
Pembayaran Biaya Pengobatan
Administrasi menerima
catatan kunjungan pasien. Administrasi menghitung semua total pembayaran
termasuk mencatat biaya dokter, biaya administrasi, tindakan apa saja
yang telah dilakukan oleh dokter pada pasien di catatan kunjungan pasien . Jika
pasien peserta asuransi dan anggota asuransi suatu PT, petugas administrasi
memberikan catatan kunjungan berwarna putih pada pasien. Pada akhir bulan
petugas administrasi akan menagih tagihan pada perusahaan penanggung biaya.
Petugas
administrasi memberikan catatan kunjungan yang berwarna merah pada
perusahaan penanggung biaya. PT yang bertanggung jawab membayar semua tagihan
pembayaran pengobatan. Jika pasien peserta asuransi tetapi bukan
anggota asuransi PT, pasien membayar jumlah biaya yang harus dibayar
pada petugas administrasi. Petugas administrasi memberikan catatan
kunjungan berwarna putih pada pasien.
Jika pasien
bukan peserta asuransi, pasien membayar jumlah biaya yang harus dibayar
pada petugas administrasi. Petugas administrasi menerima pembayaran dari pasien.
Petugas administrasi memberikan catatan kunjungan yang berwarna putih pada pasien.
Petugas administrasi menyimpan catatan kunjungan yang berwarna biru sebagai
arsip klinik.
5.
Prosedur
Pengecekkan Fisik Obat dan Alat Medis
Petugas
administrasi menghitung jumlah oabt dan alat medis yang dikeluarkan pada
hari itu dalam buku persediaan obat dan alat medis. Petugas administrasi melakukan
pemeriksaan fisik persediaan obat dan alat medis pada lemari penyimpanan. Petugas
administrasi menghitung jumlah fisik obat dan alat medis yang tersedia pada lemari
penyimpanan obat dan alat medis. Petugas administrasi menyamakan jumlah fisik
obat dan alat medis yang tersedia dengan buku persediaan obat dan alat medis.
Jika hasil perhitungan sama
dan persediaan fisik obat dan alat medis akan atau sudah habis maka
petugas administrasi akan mencatat buku persediaan obat dan alat medis
yang akan/sudah habis dan melakukan pembelian obat dan alat medis. Jika
hasil perhitungan tidak sama maka petugas administrasi akan mencatat jumlah
persediaan obat dan alat medis berdasarkan hasil perhitungan obat dan alat medis
yang ada.
Jika terdapat
obat dan alat medis yang tidak laku/rusak/expired maka petugas administrasi
akan mencatat di buku persediaan obat dan alat medis yang tidak laku/rusak/expired.
Petugas administrasi membuat laporan harian persediaan, pemasukan dan pengeluaran
obat dan alat medis dan akan diserahkan kepada management.
6.
Prosedur
Pembelian Obat dan Alat Medis
Administrasi
menghubungi bagian sales perusahaan untuk melakukan pembelian obat dan
alat medis. Sales perusahaan obat dan alat medis menemui dokter ke klinik. Sales
memberikan daftar obat dan alat medis yang dijual oleh perusahaan obat
tersebut. Dokter membaca daftar obat dan alat medis yang dijual. Petugas
administrasi memberikan buku obat dan alat medis yang akan/sudah habis.
Dokter memeriksa buku obat dan alat medis yang akan/sudah habis. Dokter
menulis daftar obat dan alat medis yang akan dipesan di resep obat.
Dokter memberikan resep obat pada petugas admistrasi.
Petugas
administrasi mencatat daftar pemesanan obat di buku persediaan obat dan alat
medis. Petugas administrasi memberikan resep obat pada sales obat. Sales obat
akan memberikan laporan pada perusahaan obat dan alat medis. Petugas
dari apotik datang ke klinik. Petugas apotik membawa obat dan alat medis
juga faktur pembelian obat dan alat medis yang dipesan. Petugas administrasi
membayar tagihan obat dan alat medis yang dibeli pada petugas apotik.
Petugas apotik memberikan bukti pembayaran tagihan pada petugas
administrasi klinik. Petugas administrasi menyimpan bukti pembayaran dan
mencatat pembayaran tagihan yang dilakukan di buku persediaan klinik.
7.
Prosedur
Retur Pembelian Obat dan Alat Medis
Administrasi
menghubungi sales, untuk melakukan retur pembelian obat dan alat medis.
Sales mendatangi klinik. Petugas administrasi mengambil obat dan alat medis yang
tidak laku/rusak/expired berdasarkan buku persediaan obat dan alat medis
yg tidak laku/rusak/expired. Petugas admnistrasi menyerahkan obat
dan alat medis yg tidak laku/ rusak/expired pada sales. Petugas
administrasi memberikan daftar obat yang dipesan jika retur disetujui.
Sales membawa obat dan alat medis tersebut ke perusahaan pemasok. Sales
melakukan konfirmasi retur pada perusahaan obat dan alat medis.
Jika perusahaan
menyetujui retur, perusahaan pemasok mengganti obat dan alat medis tersebut
dengan obat dan alat medis yang sama atau yang lain sesuai pemesanan klinik
sales membawa obat dan alat medis ke klinik. Jika perusahaan pemasok
tidak menyetujui retur, perusahaan mengganti obat dan alat medis
tersebut dengan obat dan merk lain dengan khasiat/fungsi yang sama. Sales membawa
obat dan alat medis yang telah diganti. Sales datang ke klinik. Sales memberi
tahukan pada petugas administrasi permohonan retur ditolak. Sales memberikan
obat yang telah diganti pada petugas administrasi.
8.
Penjadwalan
Praktek Dokter
Management
mengatur jadwal praktek setiap dokter di klinik. Petugas administrasi
memberikan jadwal praktek yang telah diatur pada dokter yang bersangkutan.
Dokter praktek sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati. Jika dokter
menolak jadwal yang telah diatur, dokter membuat kesepakatan jadwal
dengan management. Jika dokter berhalangan hadir, dokter harus memberi
tahu petugas administrasi klinik. Petugas administrasi mencari dokter
pengganti. Dan dokter pengganti bekerja sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan.
9.
Pembuatan
Laporan yang Ditujukan kepada Management
Petugas
administrasi membuat laporan pasien dan dokter, laporan keuangan, laporan
persediaan, keluar, masuk obat dan alat medis per hari, per minggu, per bulan
dan per tahun. Petugas administrasi memberikan laporan-laporan tersebut
pada management. Management memeriksa laporan-laporan tersebut.
Suatu klinik
tentu juga akan menghasilkan data transaksi yang semakin banyak setiap harinya
sehingga akan dapat menimbulkan kemungkinan terjadinya redudansi dan
kompleksitas data. Berdasarkan hal tersebut maka perusahaan jasa yang berbentuk
klinik terpicu untuk mengimplementasikan sistem informasi yang dapat mendukung
dan membantu dalam meningkatkan performa klinik serta dapat melakukan pengolahan
data secara baik dengan melakukan pengolahan secara intensif dan benar sehingga
dapat menghasilkan informasi yang akurat yang dapat membantu pihak klinik dalam
mengambil keputusan.
B.
RANCANGAN
SISTEM YANG DIUSULKAN
Overview Activity
Diagram Pelayanan Dokter Tanpa Pemeriksaan Penunjang
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
1. Penerapan aplikasi sistem yang meliputi rancangan
database, layar, input, dan output untuk sistem informasi jasa klinik dapat
membantu semua proses bisnis secara keselurahan dan dapat mengurangi terjadinya
kesalahan dalam pencatatan dan juga dalam pengolahan informasi yang dibutuhkan.
2. Dengan
dibuatnya laporan–laporan yang dibutuhkan, baik laporan financial, manajerial, dan
analisis maka dapat membantu pihak manajemen klinik dalam pengambilan
keputusan, perencanaan dan menganalisis
serta menilnai kinerja dari para karyawanya.
Daftar Pustaka
Henny
Hendarti, Yanti. 2010. Seminar Nasional
Informatika. Yogyakarta, UPN “Veteran”.
Download PPTnya di Sini :
http://www.mediafire.com/?15w1ke11ew75vl9
Tidak ada komentar:
Posting Komentar